Presupuesto para el Control de Compra

Descripción

El seguimiento y control del presupuesto de compra permite delegar la gestión de las compras a cada cocina, sin perder el control de estas, asignando un presupuesto a cada centro. El sistema muestra el porcentaje total utilizado, tomando como base las compras realizadas (en curso y/o recibidas). Además, ofrece la posibilidad de configurar alertas para cuando se alcance un porcentaje establecido, pudiendo configurar un usuario autorizador.

Configuración

Para configurar esta funcionalidad, sigue los siguientes pasos:

Acceso a la configuración

Desde el menú principal, acceder a:

Configuraciones
Datos de empresa
Compras

Configuración de avisos

Una vez dentro del apartado Compras:

Introducir el correo electrónico donde se recibirán las notificaciones. Este email recibirá avisos cuando:
- Se supere el porcentaje configurado del presupuesto.
- Se exceda el presupuesto asignado.

Configuración del presupuesto

Para configurar el presupuesto, accederemos al panel de control.

Pasos a seguir:

Ir a Configuraciones.
Crear una plantilla de presupuesto donde se definirán las siguientes partidas:

- Gastos
- Ingresos
- Gastos de monitores
Para añadir importes en cada partida:
- Hacer clic en el botón “+”.
- Introducir el presupuesto correspondiente para cada concepto.
Repetir el mismo proceso para:
- La plantilla de ingresos
- La plantilla de gastos de monitores

Guardado y gestión de plantillas

Una vez creada la plantilla de presupuesto:

Hacer clic en el botón “Guardar plantilla” para almacenar la configuración.

Clonación de plantillas

Esta plantilla se puede clonarse para facilitar la introducción del presupuesto para cada mes:

Seleccionar el mes en el que quieres introducir el presupuesto.
Hacer clic en el botón “Clonar mes anterior”. Esto copiará automáticamente la configuración del presupuesto del mes anterior.

⚠️

En caso de trabajar con varias empresas: Será necesario configurar el presupuesto de forma independiente para cada empresa.

CAMBIOS A TENER EN CUENTA EN LAS COMPRAS:

A partir de ahora, cuando hagamos un pedido, tendremos que indicar el mes del presupuesto al que pertenece, para que el importe se asocie al mes correcto.

Compras planificadas:

Cuando generemos el pedido, ahora veremos una ventana llamada “Asignar presupuesto”. Abriremos el desplegable y escogeremos el mes correspondiente.

Esto está pensado para que, a finales de mes, podamos realizar pedidos del mes siguiente y así evitar que se sumen a un presupuesto erróneo.

Lista de la compra:

En la lista de la compra también tendremos el mismo recuadro para poder escoger el mes correspondiente.

Recepción:

Una vez generado el pedido, en la recepción de la compra ya nos aparecerá el mes asignado, aunque podremos cambiarlo manualmente si lo necesitamos.

⚠️

Si la central ha configurado un porcentaje y un correo autorizador, cuando se supere ese importe el sistema nos mostrara un mensaje. SI es cocina quien hace le pedido la persona autorizada recibira un correo.

Seguimiento del presupuesto

Cada vez que se realice una compra, en el la opción "Balance de explotación" del menú lateral comedor, podremos visualizar la evolución del presupuesto, donde además nos informará de:

Total mes: compras recibidas.
En curso (*): pedidos de compra enviados pero aún no recibidas.
Total del presupuesto: importe asignado para el periodo.
% gastado: porcentaje del presupuesto ya consumido.

Resumen:

Con la utilización del control de presupuesto en las compras, garantizas una gestión económica eficiente y ordenada. Esta funcionalidad permite:

Mantener el control del gasto en cada centro.
Evitar desviaciones presupuestarias y gastos no planificados.
Disponer de información actualizada en tiempo real sobre la evolución del presupuesto.
Mejorar la toma de decisiones, gracias a la visibilidad del balance de explotación.
Establecer un sistema de control y autorización, evitando compras que superen los límites definidos.